Many "Green" publishers do not allow the use of the published pdf file for depositing in OA Repositories. What they allow to be used instead is the "author's-version". This can go by many names, but it means the final version produced by the author, with all peer-review and other editorial changes in place in the text, but before layout and minor editing changes by publishers.

In other words, this is the final version as produced and approved by the author before it leaves the author's hands. The level of additional editing and subsequent changes introduced by the publisher varies widely. Some insist on camera-ready copy, in which case the author's final version is exactly the same as that which is published. Others introduce type-face changes, and modifications to layout, etc. Other publishers claim to carry out more substantial changes after it has left the author's hands, but this is rarely recognised or identified by the authors' themselves and by report, in many cases would be strongly resented.

Leaving aside the level and type of subsequent editing introduced by the publisher, the author's-version, therefore, shows the final version of the text as written and approved by the author. As such, this seems a perfectly acceptable version for dissemination and use. However, there can be problems.

Many authors do not retain an ‘e-copy’ of their final version. For their own future use and reference they use the copy published in the journal. An understandable practice that originates from the time of paper journal publication and reprints for authors’ own use. This practice means, however, that the author's-version is often unavailable, and leaves the author unable to deposit an eprint of their article.

It can prove very difficult to track down a version as written by the author. If the author does not have a copy, one possible source is the editor of the journal. A number of academic editors keep copies of the articles with which they are involved as part of their editorial processes. In searching for an author's-version, it can be worthwhile for an author to contact their editor to see if a copy has been retained.

Where no copy has been retained, it will be necessary under the EC Open Access Pilot requirements for the author to ask permission to use the publisher’s pdf.  The template permission letter provided by OpenAIRE includes a paragraph asking for this permission.

Obviously, it is easiest if authors retain an e-copy of their final text - and save it somewhere obvious and safe. They could even use their institutional repository for this, under the provision of an embargo on publication until the publisher’s permission has been obtained. Keeping one’s own copy is a simple step while the article is being produced and helps to encourage a greater realisation of the publishing process and the change of rights that often occurs as part of it.

Annex 1 - Special clauses (see clause 39)

Leaflet Open access pilot in FP7

Powerpoint presentation on open access pilot

Guide to Intellectual Property Rules for FP7 projects pg. 15 – 18, section 7.3

Guidance notes on Project Reporting, see especially pg 5, 25, 32

Modelový dopis k doplňku ke smlouvě o zveřejnění díla:

BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR HU IT LT LV MT NL PL PT RO SK SL SV

Modelový doplněk ke smlouvě o zveřejnění díla:

BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR HU IT LT LV MT NL PL PT RO SK SL SV

Obecné informace

Je-li článek přijat ke zveřejnění v časopise, vydavatel potřebuje svolení autora, aby článek mohl publikovat.

Ve většině případů autoři udělují svolení převedením autorských práv na vydavatele. Tím jsou vydavateli odevzdána veškerá práva a dispozice k článku. V důsledku toho, pokud si autor/autorka později přeje znovu využít článek, např. jej poskytnout v režimu otevřeného přístupu, musí požádat o svolení vydavatele, aby tak mohl/a učinit.

Vedle tohoto způsobu mohou autoři udělit vydavateli oprávnění (licenci) ke zveřejnění. Takovou smlouvou si mohou autoři zachovat autorská práva i právo uložit článek do otevřeného repozitáře, zatímco vydavateli poskytnou jen nezbytné oprávnění ke zveřejnění článku.

V souvislosti s požadavky na otevřený přístup 7. RP a EVR je důležité si uvědomit tento rozdíl v nakládání s právy k duševnímu vlastnictví; ovlivňuje to významně autory při plnění těchto požadavků.

Co udělat

Existují tři odlišné scénáře:

1. Váš článek byl přijat ke zveřejnění v časopise a vydavatel vás žádá, abyste podepsali vydavatelskou smlouvu nebo smlouvu o zveřejnění díla (copyright transfer agreement, CTA). Někteří vydavatelé nabízejí licenci ke zveřejnění. V tomto stadiu máte několik možností jak zajistit dodržení požadavků Evropské komise: umožnit, aby byl váš článek nebo jeho konečný recenzovaný rukopis dostupný v režimu otevřeného přístupu do určité doby (6 nebo 12 měsíců v závislosti na vědecké oblasti).
   
   

   Požaduje smlouva převedení autorských práv?

   ano	nepodepisujte ji, avšak poskytněte oprávnění (licenci) ke zveřejnění
   	nebo
   	podepište ji a současně dodejte doplněk ke smlouvě o zveřejnění zajišťující dodržení požadavků EK
   ne	ověřte si, zda vám smlouva, licence a/nebo politika vydavatele ponechává práva pro dodržení požadavků EK



2. Už jste podepsali vydavatelskou smlouvu/CTA, kterou jste převedli autorská práva na vydavatele za účelem zveřejnění svého článku.
   
   

   Ponechává vám tato smlouva práva pro dodržení požadavků EK?

   ano	poskytněte otevřený přístup ke svému článku nebo konečné verzi recenzovaného rukopisu prostřednictvím OpenAIRE
   ne	požádajte vydavatele o spolupráci podpisem doplňku ke smlouvě o zveřejnění, abyste mohli splnit svou povinnost danou požadavky EK
   nejsem si jist/a	ověřte si politiku vydavatele vůči otevřenému přístupu a auto-archivaci článku/konečnému recenzovaného rukopisu



3. Zveřejnili jste svůj článek v  otevřeně přístupném časopise. Požadavky EK vám ukládají povinnost uložit článek v otevřeném institucionálním repozitáři nebo v předmětovém repozitáři. Někteří vydavatelé OA publikací již ukládají publikované články také do otevřených repozitáří, protože to zvyšuje jejich viditelnost.
   
   

   Uloží váš vydavatel váš článek do otevřeného repozitáře?

   ano	nemusíte podnikat žádné další kroky
   ne	uložte svůj článek do institucionálního nebo předmětového otevřeného repozitáře; můžete si ověřit svou smlouvu o zveřejnění díla nebo licenci ke svým právům, abyste splnili požadavky EK, jak je to popsáno ve scénáři č. 2

Vydavatelé (nakladatelé)

Mnozí nakladatelé již mají stanovenu politiku umožňující určitou formu auto-archivace článků nebo konečných verzí recenzovaných rukopisů. Jestliže si chcete zjistit, jakou politiku uplatňuje váš vydavatel, můžete si to prověřit v databázi Sherpa/RoMEO, která poskytuje podrobné informace a vysvětlení.

I přesto všechno váš vydavatel může odmítnout spolupráci. Co můžete udělat?

1. Pokud jste ještě nepřevedli svá autorská práva na nakladatele, je důležité, abyste si byli vědomi toho, že

   - jako autor máte ve svém grantu EK povinnost vyhovět požadavkům otevřeného přístupu
   a
   - jako autor jste zákonným držitelem autorských práv a můžete se rozhodnout, jak s nimi naložíte.

   To vám dává příležitost
   - požádat vydavatele, aby znovu zvážil odmítnutí politiky otevřeného přístupu EK
   nebo
   - předložit svůj článek jinému (otevřeně přístupnému) časopisu, který vám umožní splnění vašich podmínek.

2. Jestliže vydavatel trvá na svém odmítnutí podepsat oprávnění (licenci) ke zveřejnění nebo doplněk k vydavatelské smlouvě/CTA, nebo vám odmítá poskytnout povolení poté, co jste podepsali smlouvu/CTA, a vy si přejete, aby byl váš článek publikován v jeho časopise, je důležité, abyste

   - požádali vydavatele o písemné potvrzení jeho odmítnutí
   a
   - informovali referenta svého projektu EK poskytnutím vydavatelova písemného odmítnutí povolení.

The terms pre-print and post-print are often used to describe successive stages in the development of an article. However, the terms are used to mean different things by different people and this can cause some confusion and ambiguity.

One usage of the term pre-print is to describe the first draft of the article - before peer-review, even before any contact with a publisher. This use is common amongst academics, for whom the key modification of an article is the peer-review process.

Another use of the term pre-print is for the finished article, reviewed and amended, ready and accepted for publication - but separate from the version that is type-set or formatted by the publisher. This use is more common amongst publishers, for whom the final stage of modification to an article is the arrangement of the material for putting online or for print publication.

Within the Open Access community, the general use of the terms characterises pre-prints as the version of the paper before peer review and post-prints as the version of the paper after peer-review, with revisions having been made. This means that in terms of content, post-prints are the articles as published. However, in terms of appearance this might not be the same as the published article, as publishers often reserve for themselves rights in their own arrangement of type-setting and formatting.

Some publishers insist that authors use the publisher-generated pdf - often because the publishers want their material to be seen as a professionally produced pdf that fits with their own house-style. However, copyright law in different countries varies as to the status of such a file. Under UK copyright law for example, such a formatted file is the copyright of the publisher and cannot be used without explicit permission. In other countries, for example the Netherlands, the situation is different. It is important to be aware of the copyright and IPR framework in one’s own country and act accordingly. The OpenAIRE National Open Access Desks will be able to direct authors to the correct information in their case.

The SHERPA/RoMEO database classifies publishers into four different colours, according to the restrictions imposed by their copyright transfer agreements. These terms have become widely used in the Open Access community.

• GREEN publishers allow archiving of pre-print and post-print
• BLUE publishers allow archiving of post-print (i.e., final draft post-refereeing)
• YELLOW publishers allow archiving of pre-print (i.e., pre-refereeing)
• WHITE publishers do not allow archiving of any material

Where explicit permission to mount a full-text version in a repository is not given, or even denied, the EC and ERC Open Access mandates require the author to contact the publisher. The author should inform the publisher of the EC or ERC Open Access requirements for his/her article, and ask for an exception to the publisher’s normal policy to enable compliance with the mandate. It is important to obtain this permission in writing.

When writing to publishers, it is better to write to the editor or officer in charge of authors' rights if possible, rather than to a general publisher's email for permissions for re-use of published material. It is important that the request be seen as coming from the author and is part of the publisher/author relationship.

The EC provides a set of resources, among which a model for a publishing agreement addendum and covering letter to the publisher; these can be found here.

The majority of publishers support the right of academic authors to mount their own work online. Publisher policies on copyright are therefore in general not an obstacle to complying with the EC Open Access Pilot requirements. In some cases, explicit permission is not given or even excluded in the standard copyright agreement. In those cases, the Open Access Pilot guidelines require to author to contact the publisher and negotiate an arrangement.

To find out what permissions are normally given as part of each publisher's copyright transfer agreement, authors can consult the globally used RoMEO database, maintained by SHERPA. This database details the rights given to authors by the major publishers of academic journals.

No longer available, referred to EC resources.

Jak používat službu Ask OpenAIRE

Krok 1 – Jak odeslat nový požadavek

• Nový požadavek vložíte do systému vyplněním požadovaných polí, zvolením předmětu požadavku a své země
• Svůj dotaz vložte prosím do políčka „Description“ (Popis); pokud je to nutné, je možné vložit další poznámky a/nebo připojit soubor
• Systém vám zašle e-mail potvrzující úspěšné vložení vašeho požadavku
• Obsluha Helpdesku obdrží e-mail upozorňující na vložení nového požadavku do systému
• Každý nový požadavek obdrží své unikátní číslo; můžete je použít pro sledování jeho stavu v systému

Krok 2 – Přijetí nového požadavku

• Je-li zvolena země, požadavek bude zodpovězen národním koordinátorem pro tuto zemi; jinak koordinátor Helpdesku přidělí požadavek podle jeho lokace či předmětu
• Stav požadavku se změní z „NEW“ (NOVÝ) na „IN PROGRESS“ (V ŘEŠENÍ)
• Obdržíte e-mail potvrzující každou aktualizaci provedenou s vaším požadavkem

Krok 3 – Řešení požadavku

• Když je váš požadavek v řešení, můžete se podívat na jeho stav prostřednictvím unikátního čísla požadavku
• Obdržíte e-mail potvrzující každou aktualizaci provedenou s vaším požadavkem
• Je-li to zapotřebí, můžete přidat poznámky nebo nebo reagovat na svůj požadavek
• Odpověď na svůj požadavek obdržíte do dvou pracovních dnů od jeho vložení do systému

Krok 4 – Uzavření požadavku a poskytnutí odpovědi na váš požadavek

• Když je zformulována odpověď na váš požadavek, obdržíte ji prostřednictvím e-mailu
• Stav vašeho požadavku se pak změní z „IN PROGRESS“ (V ŘEŠENÍ) na „CLOSED“ (UZAVŘENO)
• Pokud obsluha Helpdesku považuje váš požadavek za obecně platný, nebo když je dotaz takové povahy, že by mohl být zajímavý pro ostatní, vytvořená odpověď bude přidána do znalostní báze pro budoucí odkazy