Molti editori “verdi” (v. SHERPA-RoMEO) non accettano il pdf pubblicato dall'editore per il deposito negli archivi ad accesso aperto, ma gli preferiscono la cosiddetta “versione dell’autore”: con tale espressione si indica in sostanza la versione definitiva elaborata dall’autore, con le modifiche indicate dai revisori e i cambiamenti apportati al testo, prima dell’impaginazione e di altri cambiamenti redazionali effettuati dall’editore.

In altre parole, si tratta della versione definitiva, elaborata e approvata dall’autore, appena prima che esca dalle sue mani. Il livello di altre modifiche o ulteriori cambiamenti introdotti dall'editore è molto variabile; alcuni editori ritengono che la versione finale dell'autore sia esattamente la riproduzione dell'originale. Altri introducono modifiche all'impaginazione, al tipo di carattere utilizzato, etc. Altri ancora hanno la pretesa di effettuare cambiamenti più sostanziali dopo che lo scritto ha lasciato le mani dell’autore, anche se quest'ultima modifica raramente viene riconosciuta dagli autori stessi.

Lasciando da parte la quantità e il genere di modifiche redazionali inserite solo successivamente dall’editore, la versione dell’autore indica, perciò, la redazione definitiva del testo nella sua forma scritta e approvata dall’autore e, in quanto tale, adatta alla disseminazione. Può esservi, tuttavia, qualche problema.

Molti autori non conservano una copia elettronica della versione finale delle proprie pubblicazioni, preferendo servirsi, per eventuali impieghi e consultazioni futuri, di quella pubblicata sulla rivista. Abitudine comprensibile che affonda le sue radici nell’epoca della pubblicazione di riviste cartacee e di ristampe per l’uso personale degli autori, la cui conseguenza, tuttavia, è che spesso la versione dell’autore non sia disponibile, impedendo all’autore di depositare una versione elettronica del proprio articolo.

Può rivelarsi molto difficile ricostruire la versione dell’autore nella sua forma originale. Se questi non ne possiede una copia, una fonte di riferimento possibile è il redattore della rivista: alcuni redattori di ambito accademico conservano una copia per cui gli viene richiesto un parere scientifico, così l'autore, per rintracciare la propria versione originale, può mettersi in contatto con il redattore che si è occupato del suo articolo per verificare se ne abbia conservato una copia.

Se non fosse stata conservata nessuna copia dell'articolo, per conformarsi alle richiesti dal Progetto Pilota EC sull'accesso aperto, sarà necessario che l’autore chieda all'editore l’autorizzazione a utilizzare la versione finale dell’articolo con il layout grafico della rivista. Nel modello di lettera fornito da OpenAIRE vi è un paragrafo dedicato a tale richiesta.

Annex 1 - Special clauses (see clause 39)

Leaflet Open access pilot in FP7

Powerpoint presentation on open access pilot

Guide to Intellectual Property Rules for FP7 projects pg. 15 – 18, section 7.3

Guidance notes on Project Reporting, see especially pg 5, 25, 32

Modello di lettera per la richiesta di modifica del contratto di edizione:

BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR HU IT LT LV MT NL PL PT RO SK SL SV

Modello per la modifica del contratto di edizione:

BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR HU IT LT LV MT NL PL PT RO SK SL SV

Generale

Quando un articolo viene accettato per la pubblicazione in una rivista,  l'editore necessita del consenso e del permesso dell'autore alla pubblicazione.

In molti casi, l'autore cede i propri diritti sull'opera all'editore, il che significa dare a quest ultimo il pieno controllo sull'articolo. Ne consegue che se un autore vuole riusare l'articolo, o ad esempio renderlo disponibile ad accesso aperto, dovrà chiedere all'editore il permesso di farlo.

In alternatival, l'autore può concedere all'autore una Licence to Publish, accordo con cui l'autore mantiene i propri diritti sull'opera e la possibilità di depositare in un archivio ad accesso aperto, garantendo all'editore i diritti di pubblicazione dell'articolo.

Nel contesto dei requisiti sull'accesso aperto nel Settimo Programma Quadro e per i progetti ERC, è importante conoscere questi dettagli, che hanno un impatto significativo sulle possibilità dell'autore di rispettare facilmente tali obblighi.

Cosa fare

Esistono tre scenari diversi:

1. Il tuo articolo è stato accettato per la pubblicazione, l'editore chiede la firma di un accordo di trasferimenti dei diritti (Copyright Transfer Agreement). Alcuni editori propongono una Licence to Publish. In questa fase esistono varie possibilità per rispettare gli obblighi della Commissione Europea, cioé rendere disponibile ad accesso aperto la versione finale dell'articolo disponibile ad accesso aperto nei tempi previsti (6-12 mesi a seconda dell'area di ricerca).
   
   

   L'accordo con l'editore chiede la cessione dei diritti?

   sì	non firmarlo, proponi licence to publish
   	oppure
   	firmalo e allega an addendum, assicurandoti così di poter rispettare gli obblighi della CE
   no	controlla se il contratto di edizione, la licenza e/o la politica dell'editore ti permette di rispettare gli obblighi della CE



2. Hai già firmato un accordo di trasferimenti dei diritti, cedendoli all'editore per la pubblicazione del tuo articolo.
   
   

   Il contratto di edizione ti lascia i diritti per rispettare gli obblighi della CE?

   sì	rendi disponibile il tuo articolo ad accesso aperto attraverso OpenAIRE
   no	chiedi la collaborazione dell'editore firmando un addendum che ti consenta di rispettare i tuoi obblighi verso la CE
   non so	controlla la politica dell'editore sull'open access e sull'auto-archiviazione della versione finale dell'articolo



3. Hai pubblicato il tuo articolo in una rivista ad accesso aperto. La CE richiede il depsoito dell'articolo in un archivio istituzionale o disciplinare. Alcuni editori OA depositano gli articoli pubblicati in archibi adeguati per aumentarne la visibilità.
   
   

   Il tuo editore deposita i suoi articoli in un archivio ad accesso aperto?

   sì	non devi fare nient'altro
   no	deposita il tuo articolo in un archivio istituzionale o disciplinare ad accesso aperto. Potresti voler controllare l'accordo con l'editore, come descritto nello scenario 2.

Editori

Molti editori dispongono di una politica che consente qualche forma di auto-archiviazione degli articoli. Puoi verificare le politiche del tuo editore controllando la banca dati Sherpa/RoMEO.

L'editore potrebbe rifiutare la collaborazione. Cosa puoi fare?

1. Se non hai ancora firmato un contratto di edizione con l'editore, è importante sapere che

   - come autore sei soggetto alla richiesta della CE di rispettare degli obblighi sulla pubblicazione ac addesso aperto
   e
   - come autore, sei il detentore dei diritti sulla tua opera e puoi decidere cosa farne.

   Questo ti dà la possibilità di
   - chiedere all'autore di riconsiderare il suo rifiuto alla luce delle richieste della CE
   o
   - inviare il tuo articolo a un'altra rivista ad accesso aperto che ti consenta di rispettare i tuoi obblighi.

2. Se l'editore continua a rifiutarsi di accettare una License to Publish o un Addendum al contratto di edizione, rifiuta di concedere ogni eccezione dopo la firma del contratto, e tu vuoi comunque pubblicare il tuo articolo su quella rivista, è importante
   

   - chiedere all'editore di fornire una risposta scritta sul rifiuto all'auto-archiviazione ad accesso aperto
   e
   - informare il project officer che ha seguito il tuo progetto della cosa, allegando la comunicazione dell'editore.

Con le parole pre-print (manoscritto) e post-print (versione finale) si indicano generalmente stadi successivi nell’elaborazione di un articolo. Tuttavia, poiché tali termini vengono usati da persone diverse per indicare cose diverse, ne possono nascere una certa confusione e ambiguità.

In uno dei suoi significati, la parola pre-print designa la prima bozza dell’articolo – prima della peer-review e spesso anche prima che siano stati presi contatti con l’editore. Questo uso è frequente tra gli accademici, per i quali le modifiche fondamentali di un articolo avvengono nel corso della peer-review.

In un altro, il termine pre-print indica l’articolo concluso, sottoposto a revisione e corretto, pronto e accettato per la pubblicazione – ma distinto dalla versione per la stampa o formattata dall’editore. Questo secondo significato è più frequente tra gli editori, per i quali l’ultimo stadio di modifiche subite da un articolo è la sistemazione del materiale per la stampa o la messa in linea.

All'interno della comunità dell'Open Access, con questi termini si definiscono nell’uso generale i pre-print come redazioni dell’articolo prima della peer-review, e i post-print come redazioni dopo la peer-review, in cui le correzioni sono integrate. Ciò significa che, riguardo al contenuto, le versioni finali sono gli articoli pubblicati. Ma, riguardo alla forma, potrebbero esservi delle differenze, dal momento che gli editori si riservano spesso il diritto di comporli per la stampa o formattarli secondo le loro regole.

Alcuni editori, infatti, insistono affinché gli autori usino il documento elettronico generato dalla casa editrice, perché desiderano che il loro materiale venga considerato un prodotto professionale, realizzato secondo le regole della casa editrice. Le leggi sul diritto d’autore, tuttavia, variano nei diversi paesi, così come la condizione giuridica del file medesimo. Secondo la legislazione inglese, ad esempio, un file formattato in tal modo appartiene all’editore e non può essere utilizzato senza autorizzazione specifica, mentre in altre nazioni, come i Paesi Bassi, la situazione è differente. E’ importante essere a conoscenza del regime che governa il diritto d'autore e la proprietà intellettuale nel proprio paese, e agire in conformità ad esso. Gli Helpdesk nazionali del progetto OpenAIRE possono indirizzare gli autori verso le informazioni più utili per il loro caso specifico.

La banca dati SHERPA/RoMEO classifica gli editori secondo quattro colori diversi, in base alle limitazioni imposte sulla cessione dei diritti. La terminologia utilizzata è ampiamente diffusa nell'ambito del movimento Open Access.

• VERDE: editori che consentono l’archiviazione di pre-print e post-print
• BLU: editori che consentono l’archiviazione di post-print (l'articolo dopo la peer-review)
• GIALLO: editori che consentono l’archiviazione di pre-print (l'articolo prima della peer-review)
• BIANCO: editori che non consentono l’archiviazione di alcun materiale

Nel caso in cui non venga concessa, oppure venga rifiutata, l’autorizzazione esplicita al deposito del testo completo di un articolo in un archivio ad accesso aperto secondo le disposizioni della CE e dell'ERC, è necessario che l’autore si metta in contatto con l’editore. L’autore dovrà informare l’editore dei requisiti di accesso aperto del suo articolo, chiedendo all’editore di fare un’eccezione all'abituale politica editoriale per adeguarsi alle disposizioni della Commissione Europea e dell'European Research Council. E’ importante che l'autore ottenenga questa autorizzazione in forma scritta.

Quando si scrive agli editori, è opportuno, se possibile, rivolgersi all'ufficio per il diritto d’autore piuttosto che scrivere una email generica all’editore chiedendo l'autorizzazione per il riutilizzo di materiale pubblicato. E’ importante che tale richiesta venga considerata proveniente dall’autore e faccia parte della relazione tra questi e l’editore.

La Commissione Europea offre una quantità di strumenti utili, tra cui un modello di modifica dell'accordo di edizione e un campione di lettera di accompagnamento per l’editore, disponibili qui.

La maggior parte degli editori appoggia il diritto, da parte degli autori accademici, di mettere in linea le proprie pubblicazioni. In generale, quindi, le politiche editoriali sul copyright non sono un ostacolo nell’adeguamento ai requisiti del Progetto Pilota della CE sull'accesso aperto. In alcuni casi, tuttavia, nell’accordo standard non è concessa, o ne è addirittura esclusa, un’autorizzazione precisa in proposito. In questi casi, secondo le direttive del Progetto Pilota, è l’autore a doversi mettere in contatto con l’editore negoziando un accordo.

Per sapere quali autorizzazioni  fanno parte generalmente dell’accordo di cessione del copyright stipulato da ciascun editore, gli autori possono consultare la banca dati RoMEO, gestito da SHERPA.

Fare riferimento alle risorse della Commissione Europea.

How to use the Ask OpenAIRE Service

Step 1 – How to submit a new Question

• You can submit a new Question to the system by filling in the required fields and choosing the subject of your query and your country
• Please enter your question in the box ‘Description’; if necessary you can enter additional notes and/or attach a file
• You will receive an email confirming the successful submission of your Question
• An email is also sent to the Helpdesk staff, notifying them of the submission of a new Question to the system
• Each new question receives a unique question number; you can use this number to view the status of the Question in the system

Step 2 – Acceptance of a new Question

• When a country is chosen, the national coordinator from that country will respond; otherwise, the Helpdesk coordinator will change the assignment of your Question according to location or subject
• The status of your Question is then changed from ‘NEW’ to ‘IN PROGRESS’
• You will receive an email confirming any updates made to your Question

Step 3 – Processing the Question

• While your Question is in progress, you can view the status in the system using your unique question number
• You will receive an email confirming any updates made to your Question
• If needed you can add notes or feedback to your Question
• You will receive an answer to your Question within two working days of entering it into the system

Step 4 – Closing the Question and providing an answer to your Question

• When the answer to your Question is ready, you will receive it via email
• The status of your Question is then changed from ‘IN PROGRESS’ to ‘CLOSED’
• If the helpdesk staff considers your Question to be of a generic nature and also of interest to others, it will be saved and stored in the Helpdesk’s knowledge base for future reference