Many "Green" publishers do not allow the use of the published pdf file for depositing in OA Repositories. What they allow to be used instead is the "author's-version". This can go by many names, but it means the final version produced by the author, with all peer-review and other editorial changes in place in the text, but before layout and minor editing changes by publishers.

In other words, this is the final version as produced and approved by the author before it leaves the author's hands. The level of additional editing and subsequent changes introduced by the publisher varies widely. Some insist on camera-ready copy, in which case the author's final version is exactly the same as that which is published. Others introduce type-face changes, and modifications to layout, etc. Other publishers claim to carry out more substantial changes after it has left the author's hands, but this is rarely recognised or identified by the authors' themselves and by report, in many cases would be strongly resented.

Leaving aside the level and type of subsequent editing introduced by the publisher, the author's-version, therefore, shows the final version of the text as written and approved by the author. As such, this seems a perfectly acceptable version for dissemination and use. However, there can be problems.

Many authors do not retain an ‘e-copy’ of their final version. For their own future use and reference they use the copy published in the journal. An understandable practice that originates from the time of paper journal publication and reprints for authors’ own use. This practice means, however, that the author's-version is often unavailable, and leaves the author unable to deposit an eprint of their article.

It can prove very difficult to track down a version as written by the author. If the author does not have a copy, one possible source is the editor of the journal. A number of academic editors keep copies of the articles with which they are involved as part of their editorial processes. In searching for an author's-version, it can be worthwhile for an author to contact their editor to see if a copy has been retained.

Where no copy has been retained, it will be necessary under the EC Open Access Pilot requirements for the author to ask permission to use the publisher’s pdf.  The template permission letter provided by OpenAIRE includes a paragraph asking for this permission.

Obviously, it is easiest if authors retain an e-copy of their final text - and save it somewhere obvious and safe. They could even use their institutional repository for this, under the provision of an embargo on publication until the publisher’s permission has been obtained. Keeping one’s own copy is a simple step while the article is being produced and helps to encourage a greater realisation of the publishing process and the change of rights that often occurs as part of it.

Annex 1 - Special clauses (see clause 39)

Leaflet Open access pilot in FP7

Powerpoint presentation on open access pilot

Guide to Intellectual Property Rules for FP7 projects pg. 15 – 18, section 7.3

Guidance notes on Project Reporting, see especially pg 5, 25, 32

Model cover letter for amendment to publishing agreement:

BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR HU IT LT LV MT NL PL PT RO SK SL SV

Model amendment to publishing agreement:

BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR HU IT LT LV MT NL PL PT RO SK SL SV

Ogólne

1. Rodzaje umów zawieranych między autorem(ami) a wydawcą

Na opublikowanie artykułu w czasopiśmie naukowym zawsze potrzebna jest zgoda osoby, której przysługują prawa autorskie do publikowanego materiału. Zazwyczaj jest to autor (lub autorzy) artykułu, zdarzają się jednak sytuacje bardziej skomplikowane, gdy ktoś inny jest podmiotem praw autorskich. Może się na przykład zdarzyć, że prawa autorskie do utworu naukowego przysługują pracodawcy autora (instytucji naukowej, w której autor jest zatrudniony), jeżeli tak wynika z zapisów zawartych w umowie o pracę. Pracodawcy może też przysługiwać prawo pierwszeństwa publikacji utworu. W praktyce, prace naukowe powstałe w ramach wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę najlepiej publikować za wiedzą i zgodą pracodawcy.

Zgodę na publikację artykułu można wyrazić w różnej formie. Wydawcy często stosują umowy, które zawierają nie tylko zgodę na publikację, ale skutkują wręcz przeniesieniem majątkowych praw autorskich na wydawcę (copyright transfer agreement, CTA). W zakresie wskazanych w takiej umowie pól eksploatacji wydawca uzyskuje wtedy wyłączne prawo do korzystania z dzieła. Po podpisaniu takiej umowy skorzystanie z utworu na wskazanym w niej polu eksploatacji wymaga zgody wydawcy – w szczególności, jeżeli umowa obejmuje tzw. „pola internetowe”, to umieszczenie materiału w otwartym repozytorium wymaga takiej zgody.

Zamiast przenoszenia praw autorskich można też udzielić wydawcy licencji na opublikowanie dzieła. Jeżeli jest to licencja wyłączna, to może ona także stanowić przeszkodę w udostępnieniu artykułu w otwartym repozytorium, gdyż jej istotą jest zakaz zezwalania innym na korzystanie z utworu na wymienionych w jej treści polach eksploatacji, np. zakaz publikowania danego artykułu bez zgody wydawcy (licencjobiorcy). Licencją, która pozostawia autorowi (licencjodawcy) największą swobodę decydowania o dalszym rozpowszechnianiu utworu jest licencja niewyłączna. W takim przypadku wydawca uzyskuje zgodę na wykorzystanie tekstu na wskazanych polach eksploatacji (może go opublikować), ale autor zachowuje pełnię swoich praw i samodzielnie decyduje o innych formach rozpowszechniania artykułu.

W kontekście wymagań otwartego dostępu stawianych grantobiorcom 7PR i ERC jest rzeczą niezmiernie ważną, żeby autorzy mieli świadomość różnicy pomiędzy przeniesieniem praw autorskich a udzieleniem licencji niewyłącznej. To od rodzaju umowy podpisanej z wydawcą zależy, ile wysiłku autor będzie musiał włożyć w spełnienie wymagań Komisji Europejskiej (KE).

2. Jakie są prawa użytkownika korzystającego z otwartego repozytorium?

Zgodnie z polskim prawem, jeżeli autor (lub inny podmiot praw autorskich) nie zaznaczył inaczej, użytkownicy mogą korzystać z udostępnianych w repozytorium materiałów tylko w wąskim zakresie wynikającym z przepisów o dozwolonym użytku. Oznacza to, że mają prawo korzystać z nich w celach edukacyjnych i naukowych, i mogą cytować, prezentować i powielać fragmenty udostępnionych materiałów, pod warunkiem podania źródła, tytułu i autora(ów) – szczegóły określone są w poszczególnych przepisach prawa autorskiego poświęconych dozwolonemu użytkowi.

Podmiot praw autorskich może też udzielić generalnej zgody na szersze korzystanie z utworu w postaci specjalnej licencji. Często wykorzystywane są w tym celu licencje Creative Commons, np. Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 PL (CC-BY). Taka licencja obejmuje wszystkich użytkowników danego materiału i oznacza, że mają oni prawowykorzystywać utwór na wszystkich znanych polach eksploatacji w dowolnym celu. Mogą też korzystać ze stworzonych przez siebie opracowań utworu udostępnionego na tej licencji. Użytkownik materiału udostępnionego na licencji CC-BY będzie mógł zatem wydrukować dowolną liczbę egzemplarzy, opublikować własne tłumaczenie lub streszczenie materiału, sprzedawać kopie, itd. Także i w tym przypadku użytkownik ma obowiązek podawać odbiorcom informacje o utworze: jego tytule, źródle, autorstwie oraz udzielonej licencji CC-BY. Istnieją także bardziej restrykcyjne wersje licencji Creative Commons, nakładające więcej ograniczeń na sposoby korzystania z utworu przez użytkowników, a zarazem poszerzające prawa wynikające jedynie z przepisów o dozwolonym użytku.

3. Kto powinien udostępnić artykuł w przypadku, gdy ma on wielu współautorów?

Jeżeli artykuł lub inny materiał naukowy ma wielu współautorów, to prawa autorskie dzielą się pomiędzy wszystkich autorów i wszyscy oni muszą udzielić swojej zgody na udostępnienie materiału w repozytorium. W praktyce nie ma technicznej możliwości założenia wspólnego konta w repozytorium ani wspólnego opublikowania materiału przez kilku użytkowników naraz, więc artykuł współautorski powinien być udostępniony przez jednego ze współautorów, ale za wiedzą i zgodą pozostałych autorów.

Jakie kroki powinien podjąć autor publikacji naukowej?

W zależności od tego, na jakim etapie procesu wydawniczego znajduje się dana publikacja, możliwe są różne scenariusze:

1. Artykuł został zaakceptowany przez konkretne czasopismo i wydawca prosi nas o podpisanie odpowiedniej umowy. Na tym etapie możemy na kilka różnych sposobów zadbać o to, żeby zapisy umowy nie uniemożliwiły nam spełnienia wymagań KE, czyli udostępnienia artykułu lub ostatecznej wersji manuskryptu (po recenzjach i ostatnich poprawkach) w otwartym repozytorium w określonym terminie.

   Czy proponowana przez wydawcę umowa przewiduje przeniesienie pełni praw autorskich?

   tak	Nie podpisujemy przysłanej umowy – zamiast niej proponujemy wydawcy licencję niewyłączną
   	albo
   	Proponujemy wydawcy dołączenie aneksu do umowy (addendum), który zapewni nam prawo do udostępnienia artykułu w repozytorium; po akceptacji takiego rozwiązania przez wydawcę podpisujemy oba dokumenty
   nie	Sprawdzamy w tekście proponowanej umowy i/lub kontaktując się bezpośrednio z wydawcą, czy dana umowa pozostawia nam prawo do udostępnienia artykułu w repozytorium (polityka wielu wydawców czasopism naukowych w kwestiach związanych z otwartym dostępem jest też opisana w bazie Sherpa/RoMEO)

2. Artykuł został zaakceptowany do druku lub jest opublikowany i już podpisaliśmy z wydawcą umowę przeniesienia praw autorskich (CTA).

   Sprawdzamy, czy podpisana umowa zawiera szczegółowe zapisy umożliwiające nam spełnienie wymagań KE.

   tak	Udostępniamy artykuł lub ostateczną wersję manuskryptu w odpowiednim repozytorium (np. poprzez portal OpenAIRE)
   nie	Prosimy wydawcę o podpisanie aneksu do umowy (addendum), który umożliwi nam spełnienie wymagań KE

3. Artykuł już jest opublikowany w czasopiśmie w otwartym dostępie (Open Access Journal). KE wymaga, żeby i w tym przypadku udostępnić artykuł w otwartym repozytorium instytucjonalnym lub dziedzinowym. Niektórzy wydawcy publikujący w modelu otwartego dostępu automatycznie deponują wydawane artykuły także w repozytoriach, ponieważ poprawia to ich widoczność i ułatwia wyszukiwanie.

   Czy nasz wydawca deponuje publikowane artykuły w otwartym repozytorium?

   tak	Nie ma potrzeby żadnych dalszych działań z naszej strony
   nie	Umieszczamy artykuł w otwartym repozytorium instytucjonalnym lub dziedzinowym. Także w tym przypadku lepiej jest sprawdzić treść podpisanej z wydawcą umowy bądź udzielonej licencji – jak w scenariuszu 2

Strategie wydawców

Wielu wydawców już przyjęło politykę umożliwiającą samoarchiwizację artykułów lub manuskryptów w ich ostatecznej (uwzględniającej uwagi recenzentów) postaci. Szczegółowe informacje na temat zasad przyjętych przez różnych wydawców są dostępne w bazie Sherpa/RoMEO.

Co możemy zrobić, gdy wydawca odmawia współpracy?

1. Dopóki nie podpisaliśmy umowy przeniesienia praw autorskich powinniśmy uwzględniać następujące aspekty sytuacji:

   - jako grantobiorcy podjęliśmy zobowiązanie, że zastosujemy się do wymagań Komisji Europejskiej dotyczących udostępniania publikacji naukowych

   oraz

   - jako autorzy dysponujemy pełnymi prawami autorskimi do własnych artykułów i to od nas zależy, czy, komu i w jakiej części przekażemy nasze prawa.

   Mamy więc następujące możliwości:

   - możemy wezwać wydawcę do ponownego przemyślenia decyzji odmownej, tym razem w świetle zasad przyjętych przez KE

   albo

   - możemy opublikować artykuł w innym czasopiśmie – takim, które umożliwia nam wypełnienie naszych zobowiązań wobec KE.

2. Jeżeli wydawca konsekwentnie odmawia podpisania licencji niewyłącznej lub aneksu do umowy przeniesienia praw autorskich, a my mimo to chcemy opublikować artykuł w danym czasopiśmie, powinniśmy:

   - poprosić wydawcę o odmowę na piśmie

   - poinformować osobę odpowiedzialną za dany projekt w KE (EC Project Officer) o sytuacji i przekazać jej pisemną odmowę wydawcy.

The terms pre-print and post-print are often used to describe successive stages in the development of an article. However, the terms are used to mean different things by different people and this can cause some confusion and ambiguity.

One usage of the term pre-print is to describe the first draft of the article - before peer-review, even before any contact with a publisher. This use is common amongst academics, for whom the key modification of an article is the peer-review process.

Another use of the term pre-print is for the finished article, reviewed and amended, ready and accepted for publication - but separate from the version that is type-set or formatted by the publisher. This use is more common amongst publishers, for whom the final stage of modification to an article is the arrangement of the material for putting online or for print publication.

Within the Open Access community, the general use of the terms characterises pre-prints as the version of the paper before peer review and post-prints as the version of the paper after peer-review, with revisions having been made. This means that in terms of content, post-prints are the articles as published. However, in terms of appearance this might not be the same as the published article, as publishers often reserve for themselves rights in their own arrangement of type-setting and formatting.

Some publishers insist that authors use the publisher-generated pdf - often because the publishers want their material to be seen as a professionally produced pdf that fits with their own house-style. However, copyright law in different countries varies as to the status of such a file. Under UK copyright law for example, such a formatted file is the copyright of the publisher and cannot be used without explicit permission. In other countries, for example the Netherlands, the situation is different. It is important to be aware of the copyright and IPR framework in one’s own country and act accordingly. The OpenAIRE National Open Access Desks will be able to direct authors to the correct information in their case.

The SHERPA/RoMEO database classifies publishers into four different colours, according to the restrictions imposed by their copyright transfer agreements. These terms have become widely used in the Open Access community.

• GREEN publishers allow archiving of pre-print and post-print
• BLUE publishers allow archiving of post-print (i.e., final draft post-refereeing)
• YELLOW publishers allow archiving of pre-print (i.e., pre-refereeing)
• WHITE publishers do not allow archiving of any material

Where explicit permission to mount a full-text version in a repository is not given, or even denied, the EC and ERC Open Access mandates require the author to contact the publisher. The author should inform the publisher of the EC or ERC Open Access requirements for his/her article, and ask for an exception to the publisher’s normal policy to enable compliance with the mandate. It is important to obtain this permission in writing.

When writing to publishers, it is better to write to the editor or officer in charge of authors' rights if possible, rather than to a general publisher's email for permissions for re-use of published material. It is important that the request be seen as coming from the author and is part of the publisher/author relationship.

The EC provides a set of resources, among which a model for a publishing agreement addendum and covering letter to the publisher; these can be found here.

The majority of publishers support the right of academic authors to mount their own work online. Publisher policies on copyright are therefore in general not an obstacle to complying with the EC Open Access Pilot requirements. In some cases, explicit permission is not given or even excluded in the standard copyright agreement. In those cases, the Open Access Pilot guidelines require to author to contact the publisher and negotiate an arrangement.

To find out what permissions are normally given as part of each publisher's copyright transfer agreement, authors can consult the globally used RoMEO database, maintained by SHERPA. This database details the rights given to authors by the major publishers of academic journals.

No longer available, referred to EC resources.

How to use the Ask OpenAIRE Service

Step 1 – How to submit a new Question

• You can submit a new Question to the system by filling in the required fields and choosing the subject of your query and your country
• Please enter your question in the box ‘Description’; if necessary you can enter additional notes and/or attach a file
• You will receive an email confirming the successful submission of your Question
• An email is also sent to the Helpdesk staff, notifying them of the submission of a new Question to the system
• Each new question receives a unique question number; you can use this number to view the status of the Question in the system

Step 2 – Acceptance of a new Question

• When a country is chosen, the national coordinator from that country will respond; otherwise, the Helpdesk coordinator will change the assignment of your Question according to location or subject
• The status of your Question is then changed from ‘NEW’ to ‘IN PROGRESS’
• You will receive an email confirming any updates made to your Question

Step 3 – Processing the Question

• While your Question is in progress, you can view the status in the system using your unique question number
• You will receive an email confirming any updates made to your Question
• If needed you can add notes or feedback to your Question
• You will receive an answer to your Question within two working days of entering it into the system

Step 4 – Closing the Question and providing an answer to your Question

• When the answer to your Question is ready, you will receive it via email
• The status of your Question is then changed from ‘IN PROGRESS’ to ‘CLOSED’
• If the helpdesk staff considers your Question to be of a generic nature and also of interest to others, it will be saved and stored in the Helpdesk’s knowledge base for future reference